, з метою впорядкування діяльності структурних підрозділів ДСНС щодо запобігання порушенням вимог законодавства у сфері пожежної та техногенної безпеки наказую:
1. Затвердити Методичні рекомендації з ведення службової документації щодо планових (позапланових) перевірок, що додаються.
2. Визнати таким, що втратив чинність,
3. Контроль за виконанням цього наказу покласти на першого заступника Голови Мельчуцького О. Г.
МЕТОДИЧНІ РЕКОМЕНДАЦІЇ
з ведення службової документації щодо планових (позапланових) перевірок
I. Загальні положення
2. У цих Методичних рекомендаціях терміни вживаються у такому значенні:
об'єкт перевірки - будівлі, приміщення, споруди у тому числі ті, що перебувають на стадії будівництва (монтажу, реконструкції, технічного переоснащення, капітального ремонту), території, які перебувають у власності або користуванні суб'єкта господарювання або його відокремлених підрозділів і використовуються ним для провадження господарської діяльності чи перебувають на його балансі (належать до сфери управління);
наглядова справа - сукупність документів, що характеризують стан пожежної, техногенної безпеки та цивільного захисту об'єкта перевірки, які зібрані в окрему папку;
підпорядкований підрозділ територіального органу ДСНС - управління (відділ, сектор) у районах, містах, районах у містах, міськрайонне управління, відділ ГУ (У) ДСНС в Автономній Республіці Крим, областях, мм. Києві та Севастополі, до повноважень якого віднесено питання здійснення державного нагляду (контролю) у сферах пожежної, техногенної безпеки та цивільного захисту;
посадова особа - посадова особа ДСНС, яка відповідно до покладених на неї функцій (обов'язків) у визначеному законом порядку уповноважена на здійснення державного нагляду (контролю) у сфері цивільного захисту, техногенної та пожежної безпеки.
II. Організація підготовки документів для проведення перевірок
1. Планування заходів державного нагляду (контролю) у сфері цивільного захисту, техногенної та пожежної безпеки (далі - перевірки) суб'єктів господарювання здійснюється згідно зі
статтями 4 та
5 Закону.
2. Періодичність здійснення планових перевірок суб'єктів господарювання визначається згідно зі
статтею 5 Закону.
Віднесення суб'єкта господарювання до високого, середнього чи незначного ступеня ризику здійснюється відповідно до Критеріїв, за якими оцінюється ступінь ризику від провадження господарської діяльності та визначається періодичність здійснення планових заходів державного нагляду (контролю) у сфері техногенної, пожежної безпеки та цивільного захисту, що визначаються Кабінетом Міністрів України.
3. У разі взяття на облік нового об'єкта перевірки суб'єкта господарювання в період, на який уже затверджено план перевірки, його рекомендується включати до плану перевірки на наступний плановий період.
III. Оформлення розпорядчих документів щодо підготовки та проведення перевірок
1. Відповідно до затвердженого у встановленому порядку плану перевірок для здійснення планової (позапланової) перевірки ДСНС або її територіальними органами видається наказ, який згідно з вимогами
статті 7 Закону має містити найменування, адресу суб'єкта господарювання, щодо якого буде здійснюватися захід, та предмет перевірки.
2. На підставі наказу на проведення перевірки оформлюється повідомлення про проведення планової перевірки, яке відповідно до
частини четвертої статті 5 Закону повинно містити дату початку та дату закінчення здійснення планової перевірки, найменування юридичної особи або прізвище, ім'я та по батькові фізичної особи - підприємця, найменування органу ДСНС (примірну форму повідомлення наведено у додатку 1 до Методичних рекомендацій).
Повідомлення про проведення планової перевірки посадовими особами ДСНС оформлюється на бланку для листів ДСНС за підписом Голови ДСНС або його заступника, до повноважень якого відповідно до розподілу обов'язків віднесено питання державного нагляду (контролю).
Повідомлення про проведення планової перевірки, що здійснюється посадовими особами територіального органу ДСНС або підпорядкованого підрозділу на території відповідної адміністративної одиниці, оформлюється у двох примірниках на бланку для листів територіального органу ДСНС або підпорядкованого підрозділу за підписом керівника цього органу або його заступника чи посадової особи підпорядкованого підрозділу, до повноважень яких відповідно до розподілу обов'язків віднесено здійснення організації державного нагляду (контролю).
Повідомлення про проведення планової перевірки надсилається рекомендованим листом з повідомленням про відправлення та/або за допомогою електронного поштового зв'язку або вручається особисто під підпис керівнику чи уповноваженій особі суб'єкта господарювання - юридичної особи, її відокремленого підрозділу, фізичній особі - підприємцю або уповноваженій ним особі не пізніше ніж за десять днів до дня здійснення перевірки. Повідомлення про проведення планової перевірки реєструється в журналі реєстрації вихідної кореспонденції та після вручення другий примірник зберігається у наглядовій справі на об'єкт перевірки.
У разі надіслання повідомлення рекомендованим листом, повідомлення про відправлення зберігаються у наглядовій справі на об'єкт перевірки в органі, який здійснював перевірку.
3. Позапланова перевірка здійснюється на підставах, передбачених
статтею 6 Закону, та відповідно до наказу ДСНС або її територіального органу, згідно з яким оформлюється посвідчення на проведення позапланової перевірки з обов'язковим зазначенням питань, що стали підставою для здійснення цього заходу.
4. На підставі наказу на проведення планової або позапланової перевірки оформлюється посвідчення на проведення перевірки, яке повинно відповідати вимогам
частин другої та
третьої статті 7 Закону (примірну форму посвідчення наведено у додатку 2 до Методичних рекомендацій).
Посвідчення на проведення перевірки суб'єктів господарювання, що здійснюється посадовими особами ДСНС на території відповідної адміністративної одиниці, оформлюється на бланку для листів ДСНС, або її територіального органу чи підпорядкованого підрозділу за підписом керівника цього органу або його заступника чи посадової особи підпорядкованого підрозділу, до повноважень яких відповідно до розподілу обов'язків віднесено здійснення організації державного нагляду (контролю), та засвідчується гербовою печаткою.
Посвідчення реєструється у Журналі реєстрації посвідчень на проведення перевірки (додаток 3 до Методичних рекомендацій), який повинен бути прошитий, пронумерований, засвідчений гербовою печаткою та зареєстрований в установленому порядку.
5. У разі якщо суб'єкт господарювання не допускає посадових осіб ДСНС до проведення перевірки в цілому чи до окремих приміщень об'єкта перевірки, що здійснюється в установленому законодавством порядку, посадовою особою, яка здійснює перевірку, складається Акт про недопущення до проведення планової (позапланової) перевірки (примірну форму наведено у додатку 4 до Методичних рекомендацій).
Акт про недопущення до проведення планової (позапланової) перевірки рекомендується складати у двох примірниках, один з яких надається керівнику або уповноваженій особі суб'єкта господарювання, а другий з відміткою про ознайомлення зберігається у наглядовій справі.
У разі відмови керівника або уповноваженої особи суб'єкта господарювання в отриманні акта про недопущення до проведення планової (позапланової) перевірки, рекомендується викликати органи Національної поліції для фіксації порушень суб'єктом господарювання вимог
статті 11 Закону, після чого він надсилається суб'єкту господарювання рекомендованим листом з повідомленням про відправлення.
Після поштового відправлення або вручення Акта про недопущення посадових осіб ДСНС до проведення планової (позапланової) перевірки ДСНС або її територіальні органи звертаються до адміністративного суду з відповідним позовом стосовно надання дозволу на здійснення перевірки та зобов'язання суб'єкта господарювання забезпечити допуск до її здійснення.
IV. Оформлення документів щодо результатів перевірок
1. За результатами проведеної планової або позапланової перевірки суб'єкта господарювання посадовою особою ДСНС складається акт перевірки, форму якого затверджено в установленому порядку.
В останній день перевірки два примірники акта перевірки підписуються посадовою/посадовими особами ДСНС, яка/які здійснювали перевірку, та суб'єктом господарювання або уповноваженою ним особою, один з яких вручається суб'єкту господарювання, а другий долучається до єдиної справи органу, посадова/посадові особи якого здійснювали перевірку, для контролю.
Акт перевірки реєструється в журналі реєстрації актів перевірок (додаток 5 до Методичних рекомендацій).
У випадку проведення перевірки суб'єкта господарювання, на об'єкті перевірки якого є наявними приміщення, будівлі, споруди, територія, що надаються в оренду (суборенду) іншим суб'єктам господарювання, які використовуються останніми для провадження господарської діяльності та відображені в акті перевірки, то копію акта перевірки рекомендовано надавати керівнику або уповноваженій особі такого суб'єкта господарювання для ознайомлення.
У разі відмови керівника або уповноваженої особи суб'єкта господарювання в підписанні та отриманні акта перевірки, посадовою особою ДСНС, яка здійснювала перевірку, вноситься до такого акта відповідний запис та надсилається суб'єкту господарювання рекомендованим листом з повідомленням про відправлення.
2. На підставі акта перевірки, складеного за результатами планової або позапланової перевірки, під час якої виявлено порушення вимог законодавства з питань цивільного захисту, техногенної та пожежної безпеки, що створюють загрозу життю та здоров'ю людей, ДСНС або її територіальний орган на підставі рапорту посадової/посадових осіб ДСНС, яка/які здійснювали перевірку, за наявності підстав, визначених
статтею 70 Кодексу, та у терміни, визначені
статтями 122 та
123 Кодексу адміністративного судочинства України, звертається з відповідним позовом до адміністративного суду щодо застосування заходів реагування у вигляді повного або часткового зупинення роботи підприємств, окремих виробництв, виробничих дільниць, агрегатів, експлуатації будівель, споруд, окремих приміщень, випуску та реалізації пожежонебезпечної продукції, систем та засобів протипожежного захисту. Документи стосовно позовів до адміністративного суду щодо відповідної перевірки долучаються до єдиної справи.
3. У разі необхідності вжиття інших заходів реагування посадовою/посадовими особами ДСНС, яка/які здійснювали перевірку, протягом п'яти робочих днів з дня завершення перевірки відповідно до
частини сьомої статті 7 Закону складається припис про усунення порушень вимог законодавства у сфері цивільного захисту, техногенної та пожежної безпеки (далі - припис) у двох примірниках (примірну форму припису наведено у додатку 6 до Методичних рекомендацій), який підписується посадовою/посадовими особами ДСНС, яка/які здійснювали перевірку, та суб'єктом господарювання або уповноваженою ним особою.
У приписі зазначаються всі порушення виявлені під час проведення перевірки, і строки їх усунення, а також до припису включається інформація про неусунені порушення, виявлені під час проведення попередніх перевірок, із зазначенням строків, які пропонувалися для їх усунення, та пропонуються нові строки усунення порушень.
При порушеннях вимог законодавства з питань цивільного захисту, техногенної та пожежної безпеки, що створюють загрозу життю та здоров'ю людей, виявлених під час перевірки, у приписі повинні зазначатися строки усунення таких порушень, що не перевищують термін подання позову до адміністративного суду, з моменту вручення акта перевірки.
Припис реєструється у журналі реєстрації приписів про усунення порушень законодавства у сфері цивільного захисту, техногенної та пожежної безпеки (додаток 7 до Методичних рекомендацій).
Один примірник припису не пізніше п'яти робочих днів з дня складання акта перевірки надається керівнику суб'єкта господарювання або уповноваженій ним особі для виконання, а другий долучається до єдиної справи органу який здійснював перевірку.
У разі відмови керівника суб'єкта господарювання або уповноваженої ним особи від підписання та/або отримання припису посадова особа ДСНС вносить до такого припису відповідний запис, а такий припис надсилається рекомендованим листом з повідомленням про відправлення.
Копії документів, що підтверджують факт поштового відправлення, у тому числі копія супровідного листа, та копія повідомлення про відправлення поштового відправлення (у разі надіслання припису рекомендованим листом з повідомленням про відправлення) зберігаються в наглядовій справі на об'єкт перевірки в органі, який здійснював перевірку.
4. Під час проведення позапланової перевірки стосовно виконання припису у разі неусунення порушень вимог законодавства у сфері цивільного захисту, техногенної та пожежної безпеки складається акт перевірки, до якого включаються тільки не усунуті у визначений терміни порушення. У самому приписі ставляться відмітки лише про усунені порушення.
При складанні припису за результатами позапланової перевірки виконання припису до нього включаються лише невиконані заходи, запропоновані попереднім приписом, із зазначенням строків, які пропонувалися для їх усунення, та пропонуються нові строки усунення порушень.
При усуненні запропонованих приписом порушень навпроти кожного з них робиться позначка "виконано", ставиться дата перевірки та підпис посадової особи, яка здійснювала перевірку, а при невиконанні - у кінці припису відмічаються порядкові номери невиконаних пунктів, зазначаються заходи, які вжито за наслідками перевірки, з чим ознайомлюється керівник суб'єкта господарювання або уповноважена ним особа під підпис.
Усі розпорядчі документи, зазначені в розділах III, IV цих Методичних рекомендацій, долучаються до єдиної справи протягом 3-х робочих днів з дня їх видання.
V. Організація формування єдиної справи розпорядчих документів та ведення наглядових справ на об'єкти перевірок
1. Усі розпорядчі документи, визначені
статтею 7 Закону, що видаються (приймаються) ДСНС або її територіальним органом чи підпорядкованим підрозділом під час здійснення планових (позапланових) перевірок, формуються у єдину справу (окремо по кожній перевірці), яка оформлюється відповідно до вимог
Порядку формування єдиної справи.
Завершена єдина справа розпорядчих документів зберігається за місцем її формування у наглядовій справі на об'єкт перевірки.
2. На кожен об'єкт перевірки в ДСНС або її територіальному органі чи підпорядкованому підрозділі заводиться окрема наглядова справа, в якій зберігаються матеріали листування та документи, що характеризують виконання (дотримання) суб'єктом господарювання вимог законодавства у сфері техногенної, пожежної безпеки та цивільного захисту.
Зміст наглядової справи наведено у додатку 8 до Методичних рекомендацій, загальні відомості про об'єкт (об'єкти) перевірок наведено у додатку 9 до Методичних рекомендацій.
3. Наглядові справи повинні постійно зберігатись у спеціально передбачених місцях, визначених відповідним наказом начальника підрозділу, та обліковуватись у спеціальному журналі обліку наглядових справ (додаток 10 до Методичних рекомендацій).
4. Керівник відповідного органу державного нагляду (контролю) зобов'язаний перевіряти якість ведення наглядової справи не пізніше одного місяця після завершення кожної перевірки та за результатами перевірки наглядової справи робити письмові відмітки щодо її ведення.
Відповідальність за збереження наглядових справ покладається на відповідальних посадових осіб ДСНС, за якими закріплено об'єкти.
Директор Департаменту запобігання
надзвичайним ситуаціям О. Щербаченко
