ДЕРЖАВНА СЛУЖБА УКРАЇНИ З НАДЗВИЧАЙНИХ СИТУАЦІЙ
НАКАЗ
від 16 серпня 2017 року N 444
(з основної діяльності)
м. Київ
Про затвердження Методичних рекомендацій з ведення службової документації щодо запобігання надзвичайним ситуаціям
Відповідно до Кодексу цивільного захисту України, Закону України "Про основні засади державного нагляду (контролю) у сфері господарської діяльності", з метою впорядкування діяльності ДСНС щодо запобігання порушенням вимог законодавства у сфері пожежної та техногенної безпеки наказую:
1. Затвердити Методичні рекомендації з ведення службової документації щодо запобігання надзвичайним ситуаціям, що додаються.
2. Контроль за виконанням цього наказу покласти на першого заступника Голови Мельчуцького О. Г.
Голова М. Чечоткін
ЗАТВЕРДЖЕНО
Наказ ДСНС
16 серпня 2017 року N 444
МЕТОДИЧНІ РЕКОМЕНДАЦІЇ
з ведення службової документації щодо запобігання надзвичайним ситуаціям
I. Загальні положення
1. Ці Методичні рекомендації розроблено відповідно до вимог Кодексу цивільного захисту України, Закону України "Про основні засади державного нагляду (контролю) у сфері господарської діяльності", постанови Кабінету Міністрів України від 16 грудня 2015 р. N 1052 "Про затвердження Положення про Державну службу України з надзвичайних ситуацій" з метою забезпечення єдиного методологічного підходу до ведення службової документації структурними підрозділами апарату ДСНС та територіальними органами, на які покладено виконання повноважень щодо організації і здійснення державного нагляду (контролю) за додержанням вимог законів та інших нормативно-правових актів з питань техногенної, пожежної безпеки та цивільного захисту (далі - відповідний структурний підрозділ ДСНС).
2. У цих Методичних рекомендаціях терміни вживаються у такому значенні:
об'єкт перевірки - будівлі, приміщення, споруди, у тому числі ті, що перебувають на стадії будівництва (монтажу, реконструкції, технічного переоснащення, капітального ремонту), території, які перебувають у власності або користуванні суб'єкта господарювання та використовуються ним для провадження господарської діяльності чи перебувають на його балансі (належать до сфери управління);
посадова особа - посадова особа, яка відповідно до покладених на неї функцій (обов'язків) у визначеному законом порядку уповноважена на здійснення державного нагляду (контролю) у сфері цивільного захисту, техногенної та пожежної безпеки.
Інші терміни вживаються у значеннях, наведених у Законі України "Про основні засади державного нагляду (контролю) у сфері господарської діяльності" (далі - Закон) та Кодексі цивільного захисту України.
II. Організація підготовки документів для проведення перевірок
1. Планування заходів державного нагляду (контролю) у сфері цивільного захисту, техногенної та пожежної безпеки суб'єктів господарювання здійснюється згідно зі статтями 4 та 5 Закону.
2. Періодичність здійснення планових перевірок суб'єктів господарювання визначається згідно зі статтею 5 Закону та Критеріями, за якими оцінюється ступінь ризику від провадження господарської діяльності та визначається періодичність здійснення планових заходів державного нагляду (контролю) у сфері техногенної та пожежної безпеки, затвердженими постановою Кабінету Міністрів України від 29 лютого 2012 р. N 306.
3. У разі взяття на облік нового об'єкта суб'єкта господарювання в період, на який уже затверджено план перевірки, рекомендується зазначений об'єкт включати до плану перевірки на наступний плановий період.
III. Оформлення розпорядчих документів щодо підготовки та проведення перевірок
1. Відповідно до затвердженого у встановленому порядку плану перевірок для здійснення планової (позапланової) перевірки ДСНС або її територіальними органами видається наказ, який згідно з вимогами статті 7 Закону має містити найменування, адресу суб'єкта господарювання, щодо якого буде здійснюватися захід, та предмет перевірки.
2. На підставі наказу на проведення перевірки оформлюється посвідчення на проведення перевірки, примірну форму якого наведено у додатку 1 до Методичних рекомендацій.
Посвідчення на проведення перевірки суб'єктів господарювання, що здійснюється посадовими особами апарату ДСНС або її територіального органу на території відповідної адміністративної одиниці, оформлюється на бланку для листів ДСНС або її територіального органу за підписом керівника (заступника) ДСНС або її територіального органу, до повноважень якого відповідно до розподілу обов'язків віднесено питання державного нагляду (контролю), та скріплюється гербовою печаткою.
Посвідчення реєструється у Журналі реєстрації посвідчень на проведення перевірки (додаток 2 до Методичних рекомендацій), який повинен бути прошитий, пронумерований та скріплений гербовою печаткою.
3. Повідомлення про проведення планової перевірки, примірну форму якого наведено у додатку 3 до Методичних рекомендацій, надсилається рекомендованим листом з повідомленням про вручення (телефонограмою) не пізніше ніж за десять днів до дня здійснення перевірки за рахунок коштів ДСНС або її територіального органу, або вручається особисто під розписку керівнику чи уповноваженій особі суб'єкта господарювання. Повідомлення про проведення планової перевірки реєструється в журналі реєстрації вихідної кореспонденції.
Копії повідомлення про проведення планової перевірки та повідомлення про вручення поштового відправлення (у разі надіслання повідомлення рекомендованим листом з повідомленням про вручення) зберігаються у наглядовій справі на об'єкт перевірки в органі, який здійснював перевірку.
Повідомлення про проведення планової перевірки посадовими особами ДСНС оформлюється на бланку для листів ДСНС за підписом Голови ДСНС або його заступника, до повноважень якого відповідно до розподілу обов'язків віднесено питання державного нагляду (контролю).
Повідомлення про проведення планової перевірки, що здійснюється посадовими особами територіального органу ДСНС на території відповідної адміністративної одиниці, оформлюється на бланку для листів територіального органу ДСНС за підписом керівника цього територіального органу або його заступника, до повноважень якого відповідно до розподілу обов'язків віднесено питання державного нагляду (контролю).
4. Позапланова перевірка здійснюється відповідно до статті 6 Закону, на підставі наказу ДСНС або її територіального органу, згідно з яким оформлюється посвідчення на проведення позапланової перевірки.
5. У разі якщо суб'єкт господарювання не допускає посадових осіб апарату ДСНС або її територіальних органів до проведення перевірки в цілому чи до окремих приміщень об'єкта перевірки, що здійснюється в установленому законодавством порядку, посадовою особою, яка здійснює перевірку, складається Акт про недопущення до проведення планової (позапланової) перевірки, примірну форму якого наведено у додатку 4 до Методичних рекомендацій.
Акт про недопущення до проведення планової (позапланової) перевірки рекомендується складати у двох примірниках, один з яких надається керівнику або уповноваженій особі суб'єкта господарювання, а другий з відміткою про ознайомлення зберігається у наглядовій справі.
IV. Оформлення документів щодо результатів перевірок
1. За результатами проведеної перевірки суб'єкта господарювання посадовою особою апарату ДСНС або її територіального органу у разі виявлення порушень вимог законодавства з питань цивільного захисту, техногенної та пожежної безпеки складається акт перевірки, форму якого затверджено наказом МВС від 02.11.2015 N 1337 "Деякі питання проведення перевірок щодо додержання суб'єктом господарювання вимог законодавства у сфері цивільного захисту, техногенної та пожежної безпеки", зареєстрованим у Міністерстві юстиції України 25 листопада 2015 р. за N 1467/27912.
Акт перевірки реєструється в журналі реєстрації актів перевірок (додаток 5 до Методичних рекомендацій).
2. За результатами перевірки припис реєструється у журналі реєстрації приписів про усунення порушень законодавства у сфері цивільного захисту, техногенної та пожежної безпеки (додаток 10 до Методичних рекомендацій).
3. Відповідно до частини дев'ятої статті 7 Закону припис складається у двох примірниках, що підписуються посадовими особами апарату ДСНС або її територіальних органів, які здійснювали перевірку, та керівником суб'єкта господарювання або уповноваженою ним особою із зазначенням строків усунення порушень вимог законодавства у сфері цивільного захисту, техногенної та пожежної безпеки (додаток 6 до Методичних рекомендацій).
4. До припису включається інформація про неусунені порушення, виявлені під час проведення попередніх перевірок, із зазначенням строків, які пропонувалися для їх усунення, та пропонуються нові строки усунення порушень. При цьому зазначаються нові порушення, виявлені під час перевірки, і строки їх усунення.
Під час проведення позапланової перевірки стосовно виконання припису у разі неусунення порушень вимог законодавства у сфері цивільного захисту, техногенної та пожежної безпеки складається акт перевірки, до якого включаються ці порушення. У самому приписі ставляться відмітки лише про усунення порушень.
5. Один примірник припису не пізніше п'яти робочих днів з дня складання акта перевірки надається керівнику суб'єкта господарювання або уповноваженій ним особі для виконання, а другий долучається до наглядової справи органу, посадові особи якого здійснювали перевірку, для контролю.
У разі відмови керівника суб'єкта господарювання або уповноваженої ним особи від підписання та/або отримання припису посадова особа апарату ДСНС або її територіального органу вносить до такого припису відповідний запис, а такий припис надсилається рекомендованим листом з повідомленням про вручення.
Копії документів, що підтверджують факт поштового відправлення, у тому числі копія супровідного листа, та копія повідомлення про вручення поштового відправлення (у разі надіслання припису рекомендованим листом з повідомленням про вручення) зберігаються в наглядовій справі на об'єкт перевірки в органі, який здійснював перевірку.
Під час проведення планової або позапланової перевірки у попередньому приписі, якщо такий є, посадова особа апарату ДСНС або її територіального органу, яка здійснювала перевірку, зобов'язана зробити відмітки. При усуненні запропонованих приписом порушень навпроти кожного з них робиться позначка "виконано", ставиться дата перевірки та підпис посадової особи, яка здійснювала перевірку, а при невиконанні - у кінці припису відмічаються порядкові номери невиконаних пунктів, зазначаються заходи, які вжито за наслідками перевірки, з чим ознайомлюється керівник суб'єкта господарювання або уповноважена ним особа.
V. Організація ведення наглядових справ на об'єкти
1. На кожен об'єкт перевірки, а також на об'єкти нового будівництва в апараті ДСНС або її територіальному органі заводиться окрема наглядова справа, в якій зберігаються документи, що складаються за результатами перевірок, у тому числі орендованих будівель та приміщень, матеріали листування, а також декларації відповідності матеріально-технічної бази суб'єктів господарювання вимогам законодавства у сфері пожежної безпеки, висновки за результатами оцінки (експертизи) протипожежного стану підприємства, об'єкта чи приміщення), рішення (постанови, ухвали) суду щодо вжиття заходів реагування, договори оренди та інші документи, що характеризують дотримання на об'єкті перевірки протипожежного стану, виконання вимог законодавства у сфері техногенної та пожежної безпеки, цивільного захисту відповідно до наглядової справи (додаток 7 до Методичних рекомендацій) та загальних відомостей про об'єкт (об'єкти) перевірок (додаток 8 до Методичних рекомендацій), які потрібно відобразити у наглядовій справі.
2. Наглядові справи повинні постійно зберігатись у спеціально передбачених місцях, визначених відповідним наказом начальника підрозділу, та обліковуватись у спеціальному журналі обліку наглядових справ (додаток 9 до Методичних рекомендацій).
3. Керівник відповідного органу державного нагляду (контролю) зобов'язаний постійно здійснювати контроль за своєчасним виконанням плану-графіка перевірок об'єктів суб'єктів господарювання та плану-графіка перевірок органів влади, розглядати матеріали наглядової справи після кожної перевірки об'єкта, але не менше одного разу на рік. За результатами перевірки наглядової справи робити письмові відмітки щодо її ведення і якості нагляду.
Відповідальність за збереження наглядових справ покладається на уповноважену посадову особу апарату ДСНС або її територіального органу.
Директор Департаменту запобігання
надзвичайним ситуаціям О. Щербаченко
